Von der Kaufentscheidung bis zur Eigentumsumschreibung

Sie haben die passende Immobilie gefunden und sich für den Kauf entschieden. Jetzt beginnt die eigentliche Kaufabwicklung.

Von diesem Moment bis zu dem Zeitpunkt, an dem Sie als Eigentümer im Grundbuch eingetragen sind, liegen mehrere rechtliche, finanzielle und organisatorische Schritte. Gerade für Käufer aus dem Ausland ist es wichtig zu wissen, welche Dokumente benötigt werden, wann Zahlungen fällig werden und wer welche Aufgabe übernimmt.

In diesem Beitrag erklären wir den typischen Ablauf beim Immobilienkauf auf Mallorca – von der Einigung mit dem Verkäufer bis zur Übergabe und Eintragung des Eigentums.

Wichtiger Hinweis: Der konkrete Ablauf kann je nach Immobilie, Vertragsgestaltung, Finanzierung und persönlicher Situation abweichen. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle rechtliche oder steuerliche Beratung.

Der Ablauf im Überblick

Nach der Entscheidung für eine konkrete Immobilie folgt der Kaufprozess häufig in diesen Phasen:

1. Kaufpreis und grundsätzliche Bedingungen vereinbaren
2. Rechtliche und dokumentarische Prüfung der Immobilie
3. Reservierung und erste Zahlung erst nach der Prüfung vereinbaren
4. Privaten Kaufvertrag beziehungsweise Arras-Vertrag vorbereiten
5. Finanzierung und Kaufnebenkosten abschließen
6. Notartermin vorbereiten
7. Öffentliche Kaufurkunde unterschreiben und Kaufpreis zahlen
8. Immobilie übernehmen
9. Steuern erklären und bezahlen
10. Eigentum im Grundbuch eintragen lassen
11. Umschreibung und weitere Formalitäten abschließen

Die einzelnen Schritte laufen teilweise parallel. Die entscheidende Reihenfolge aus Käufersicht sollte jedoch klar sein: Erst prüfen, dann verbindliche Verpflichtungen eingehen.

Deshalb sind klare Zuständigkeiten, vollständige Unterlagen und eine laufende Fristenkontrolle besonders wichtig.

1. Die Kaufentscheidung wird konkret

Am Anfang steht eine vorläufige Einigung zwischen Käufer und Verkäufer über die wesentlichen Eckpunkte des möglichen Kaufs. Diese erste Verständigung dient als Grundlage für die weiteren Gespräche und Prüfungen. Sie sollte noch keine verbindliche Verpflichtung ersetzen. Dazu gehören vor allem:

• Kaufpreis
• genaue Bezeichnung der Immobilie
• mitverkaufte Stellplätze, Abstellräume oder Grundstücksteile
• Inventar, sofern es Bestandteil des Kaufs ist
• geplanter Übergabetermin
• Zahlungsplan
• Frist bis zur notariellen Beurkundung
• Bedingungen für die Finanzierung oder weitere Prüfungen

In dieser Phase sollte außerdem geklärt werden, wer als Käufer in den Verträgen und später im Grundbuch eingetragen wird. Kaufen mehrere Personen gemeinsam oder erfolgt der Erwerb über eine Gesellschaft, müssen die Eigentumsverhältnisse und Vertretungsbefugnisse frühzeitig feststehen.

Auch die spanische Identifikationsnummer, die sogenannte NIE, sollte rechtzeitig vorliegen. Sie wird für zahlreiche Vorgänge rund um den Immobilienkauf benötigt.

2. Die Prüfung der Immobilie

Bevor eine Reservierungsvereinbarung unterschrieben oder eine erste Zahlung geleistet wird, sollten die wesentlichen Unterlagen und offenen Fragen zur Immobilie geprüft werden. Aus Käufersicht ist das der entscheidende Punkt: Erst Klarheit schaffen, dann eine verbindliche Verpflichtung eingehen.

Im Rahmen unserer Käuferberatung begleiten wir Sie in dieser wichtigen Phase strukturiert und unabhängig. Wir übernehmen die üblichen organisatorischen, dokumentarischen und verwaltungsbezogenen Schritte in der Regel selbst. Wir sichten die verfügbaren Unterlagen, gleichen wesentliche Angaben miteinander ab und ordnen offene Punkte für die weiteren Schritte ein. Ziel ist es, frühzeitig zu erkennen, welche Fragen vor einer Reservierung oder einer weiteren vertraglichen Verpflichtung geklärt werden müssen.

Dabei betrachten wir unter anderem:

• Wer ist im Grundbuch als Eigentümer eingetragen?
• Gibt es Hypotheken, Pfändungen oder andere Belastungen?
• Stimmen die Angaben aus Grundbuch und Kataster überein?
• Sind die Beschreibung und die Flächenangaben plausibel?
• Liegen Informationen zu Genehmigungen für Gebäude und Umbauten vor?
• Gibt es offene kommunale Abgaben oder sonstige Verpflichtungen?
• Bestehen bei Wohnungen Rückstände gegenüber der Eigentümergemeinschaft?
• Liegen alle für den Kauf erforderlichen Unterlagen vor?

Diese Prüfung führen wir im Rahmen unserer Käuferberatung anhand der verfügbaren Unterlagen und Informationen durch. Bei besonderen Sachverhalten oder wenn eine weitergehende fachliche Prüfung erforderlich ist, sprechen wir das offen mit Ihnen an und klären gemeinsam, ob zusätzlich ein entsprechend spezialisierter externer Fachmann hinzugezogen werden soll.

Bei Fincas und älteren Immobilien können zusätzlich baurechtliche und städtebauliche Fragen von Bedeutung sein. Werden Abweichungen festgestellt, besprechen wir mit Ihnen, welche Punkte weiter geklärt, dokumentiert oder vertraglich berücksichtigt werden müssen.

Unsere Käuferberatung bietet Ihnen damit eine strukturierte Entscheidungsgrundlage vor der ersten verbindlichen Unterschrift. Die üblichen Abläufe übernehmen wir in der Regel selbst. Nur wenn bei einer Immobilie besondere rechtliche, technische oder steuerliche Fragen auftreten, kann die Einbindung eines entsprechend spezialisierten externen Fachmanns sinnvoll werden. Das geschieht nicht automatisch, sondern abhängig vom konkreten Fall und in Abstimmung mit Ihnen.

3. Reservierung und erste Zahlung

Erst wenn die wesentlichen Unterlagen geprüft und die entscheidenden offenen Fragen geklärt sind, sollte die Reservierung konkret vereinbart werden. Dafür kann eine Reservierungsvereinbarung oder ein vergleichbares Dokument unterschrieben und eine Zahlung geleistet werden.

Vor der Unterschrift und vor der Überweisung sollte genau feststehen:

• an wen die Zahlung geleistet wird
• ob sie auf den Kaufpreis angerechnet wird
• wie lange die Reservierung gilt
• welche Bedingungen während dieser Zeit erfüllt werden müssen
• wann die Zahlung zurückerstattet wird oder verfällt
• was passiert, wenn der Kauf durch den Käufer oder den Verkäufer nicht zustande kommt

Eine Reservierung ist keine vollständige rechtliche Prüfung der Immobilie. Sie sollte deshalb nicht dazu dienen, eine noch ungeklärte Situation lediglich unter Zeitdruck zu vertagen. Wenn einzelne Punkte noch offen sind, müssen sie im Vertrag konkret benannt, mit einer klaren Frist versehen und rechtlich abgesichert werden.

Der Inhalt einer Reservierungsvereinbarung kann bindend sein. Deshalb prüfen wir das Dokument im Rahmen unserer Käuferberatung vor der Unterzeichnung sorgfältig und besprechen mit Ihnen die wesentlichen Regelungen. Nur wenn sich aus dem konkreten Inhalt eine besondere rechtliche Fragestellung ergibt, kann zusätzlich ein externer Rechtsanwalt hinzugezogen werden.

4. Der private Kaufvertrag und die Arras-Vereinbarung

Nach der Prüfung und der Reservierung wird der private Kaufvertrag vorbereitet. In Spanien wird dieser häufig als contrato de arras bezeichnet.

Der Vertrag regelt die Bedingungen bis zum Abschluss der notariellen Kaufurkunde. Typische Inhalte sind:

• vollständige Identifikation von Käufer, Verkäufer und Immobilie
• Kaufpreis
• bereits geleistete Reservierungszahlungen
• Höhe und Fälligkeit weiterer Anzahlungen
• Termin oder Frist für die notarielle Beurkundung
• Voraussetzungen für den Abschluss des Kaufs
• Vereinbarungen zu Lastenfreiheit und Übergabe
• Regelungen zu Inventar und Zubehör
• Folgen bei Nichterfüllung durch Käufer oder Verkäufer

Nicht jede Arras-Vereinbarung hat dieselben rechtlichen Folgen. Je nach konkreter Formulierung kann eine Zahlung beispielsweise als Bestätigung des Vertrages oder als Rücktritts- beziehungsweise Reugeld ausgestaltet sein.

Deshalb kommt es nicht nur auf die Überschrift des Vertrages an, sondern auf seinen genauen Inhalt. Eine Unterschrift sollte erst erfolgen, wenn die Regelungen verstanden und die wesentlichen Prüfungen abgeschlossen oder im Vertrag ausreichend abgesichert sind.

5. Finanzierung und Zahlungsplan

Wenn der Kauf finanziert wird, sollte die Finanzierung zu diesem Zeitpunkt verbindlich vorbereitet sein. Dazu gehören die Abstimmung mit der Bank, die Prüfung der Kreditunterlagen und die Koordination des Auszahlungstermins mit dem Notartermin.

Auch bei einem Kauf ohne Finanzierung muss der Zahlungsplan eindeutig feststehen. Er sollte insbesondere regeln:

• welche Beträge bereits gezahlt wurden
• welcher Betrag beim Notar fällig wird
• auf welchem Weg die Zahlung erfolgt
• welche Zahlungsnachweise benötigt werden
• wie mit einer möglichen Restschuld oder bestehenden Belastung umgegangen wird

Ein häufiger organisatorischer Fehler besteht darin, die Finanzierung erst kurz vor der Unterzeichnung abschließend zu klären. Da vertragliche Fristen bereits laufen können, sollte die Finanzierung frühzeitig eingeplant werden.

6. Kaufnebenkosten und Steuern vorbereiten

Neben dem Kaufpreis entstehen weitere Kosten. Dazu können – abhängig von der Immobilie und der persönlichen Situation – gehören:

• Grunderwerbsteuer bei einer gebrauchten Immobilie
• Mehrwertsteuer und gegebenenfalls die einschlägige Dokumentensteuer bei einem Neubau
• Notarkosten
• Kosten der Eintragung im Grundbuch
• Gebühren für die Gestoría und die organisatorische Abwicklung
• gegebenenfalls Kosten für einen externen Rechtsanwalt bei besonderen rechtlichen Fragestellungen
• Kosten für technische oder bauliche Prüfungen
• Bank- und Finanzierungskosten
• Kosten für Übersetzungen und Vollmachten

Die konkrete steuerliche Behandlung hängt unter anderem davon ab, ob es sich um einen Neubau oder eine gebrauchte Immobilie handelt und welche persönliche Situation vorliegt. Die aktuell geltenden Fristen und Beträge sollten deshalb individuell mit einem Steuerberater oder einer Gestoría geklärt werden.

Für die spätere Eintragung müssen die erforderlichen Steuerunterlagen beziehungsweise Zahlungsnachweise vorliegen. Ohne den Nachweis der steuerlichen Abwicklung kann die Eintragung im Grundbuch nicht vollständig abgeschlossen werden.

7. Den Notartermin vorbereiten

Der Notartermin wird vereinbart, wenn die Vertragsunterlagen vorbereitet, die Prüfung weitgehend abgeschlossen und die Finanzierung beziehungsweise Zahlung organisiert ist.

Vor dem Termin sollten Käufer insbesondere klären:

• Ist der aktuelle Vertragsentwurf vollständig?
• Stimmen Namen, NIE-Nummern und Eigentumsanteile?
• Sind die Immobilie und alle mitverkauften Bestandteile korrekt beschrieben?
• Ist geregelt, welche Lasten gelöscht oder übernommen werden?
• Sind Kaufpreis, Zahlungsweise und Übergabetermin richtig aufgenommen?
• Liegen Vollmachten und erforderliche Identitätsnachweise vor?
• Ist eine Übersetzung oder sprachliche Unterstützung erforderlich?
• Sind die Bank und unsere Gestoría auf den Termin vorbereitet?

Der Notar beurkundet die öffentliche Kaufurkunde. Die Prüfung der Immobilie, die Vorbereitung der Unterlagen und die Organisation des Ablaufs sollten bereits vorher erfolgt sein. Im Rahmen unserer Käuferberatung und Gestoría-Leistungen koordinieren wir diese Schritte und sorgen dafür, dass die erforderlichen Informationen und Dokumente zum Termin vorliegen.

Wenn ein Hypothekendarlehen aufgenommen wird, kann die Unterzeichnung der Finanzierung mit dem Kaufvertrag verbunden oder zeitlich darauf abgestimmt werden.

8. Notarielle Kaufurkunde und Zahlung

Beim Notartermin erklären Käufer und Verkäufer ihren Willen zum Kauf und Verkauf. Die notarielle Kaufurkunde wird vorgelesen beziehungsweise erläutert, anschließend von den Beteiligten unterschrieben.

Mit der Unterzeichnung werden regelmäßig auch die weiteren Zahlungs- und Übergabeschritte ausgelöst. Je nach Vereinbarung kann der Restkaufpreis per Bankscheck, Überweisung oder über eine andere zulässige Zahlungsform geleistet werden.

Nach der Unterschrift erhalten die Käufer üblicherweise eine einfache Kopie der Urkunde. Die autorisierte Ausfertigung wird für die weitere Abwicklung und die Eintragung benötigt.

Mit der notariellen Beurkundung ist der Kaufvertrag abgeschlossen. Die Eigentumsumschreibung im Grundbuch ist damit jedoch noch nicht automatisch beendet. Dafür folgen die steuerliche Abwicklung und die Einreichung beim zuständigen Grundbuchamt.

9. Übergabe der Immobilie

Die Übergabe erfolgt entweder direkt beim Notartermin oder zu dem im Vertrag vereinbarten späteren Zeitpunkt.

Bei der Übergabe sollten unter anderem festgehalten werden:

• Schlüssel und Fernbedienungen
• Zählerstände
• Zustand der Immobilie
• übergebenes Inventar
• Unterlagen und Bedienungsanleitungen
• Zugang zu Gemeinschaftsbereichen
• offene Reparaturen oder vereinbarte Nacharbeiten

Auch die laufenden Verträge und Zuständigkeiten sollten geklärt werden, zum Beispiel für Strom, Wasser, Internet, Hausverwaltung oder Versicherungen.

Bei einer Wohnung ist außerdem sinnvoll, die Hausverwaltung über den Eigentümerwechsel zu informieren und die Bankverbindung für Gemeinschaftskosten zu aktualisieren.

10. Steuern erklären und bezahlen

Nach der Unterzeichnung müssen die mit dem Erwerb verbundenen Steuern innerhalb der jeweils geltenden Frist erklärt und bezahlt werden. Welche Steuer anfällt, hängt insbesondere von der Art der Immobilie und der konkreten Transaktion ab.

Bei einer gebrauchten Immobilie ist typischerweise die Grunderwerbsteuer zu prüfen. Bei einem Neubau können Mehrwertsteuer und die einschlägige Dokumentensteuer relevant sein. Zusätzlich kann die Gemeinde beziehungsweise der Verkäufer im Zusammenhang mit der kommunalen Wertzuwachssteuer beteiligt sein.

Die steuerliche Abwicklung sollte nicht bis zum letzten Moment aufgeschoben werden. Für die Eintragung im Grundbuch werden Nachweise benötigt, dass die erforderlichen Erklärungen abgegeben und Steuern bezahlt oder ordnungsgemäß vorgelegt wurden.

Da sich Fristen, Bemessungsgrundlagen und mögliche Vergünstigungen ändern können, ist eine individuelle steuerliche Prüfung wichtig.

11. Eintragung im Grundbuch und Eigentumsumschreibung

Nach der notariellen Unterzeichnung und der steuerlichen Abwicklung wird die Kaufurkunde beim zuständigen Registro de la Propiedad, dem spanischen Grundbuchamt, eingereicht.

Die Einreichung übernehmen wir im Rahmen unserer Gestoría-Leistungen in der Regel für Sie. Üblicherweise werden dafür unter anderem benötigt:

• autorisierte Kopie der notariellen Kaufurkunde
• Nachweise über die Zahlung oder Vorlage der Erwerbssteuern
• Nachweis über die Mitteilung beziehungsweise Abwicklung der kommunalen Steuer
• gegebenenfalls weitere Unterlagen zu Finanzierung, Vollmachten oder ausländischen Käufern

Das Grundbuchamt prüft die Urkunde und die Voraussetzungen für die Eintragung. Werden keine Eintragungshindernisse festgestellt, wird der Käufer als neuer Eigentümer eingetragen.

Erst mit dieser Eintragung ist die Eigentumsumschreibung im Grundbuch abgeschlossen. Anschließend erhält der Eigentümer den entsprechenden Grundbuchnachweis beziehungsweise eine aktualisierte nota simple oder den Nachweis der erfolgten Eintragung.

Das Grundbuchamt informiert in der Regel auch das Kataster über den Eigentümerwechsel. Dennoch sollten Käufer beziehungsweise ihre beauftragten Dienstleister prüfen, ob die Umschreibung bei allen relevanten Stellen korrekt erfolgt ist.

12. Was nach der Umschreibung noch zu erledigen ist

Mit der Eintragung im Grundbuch ist der zentrale Kaufprozess abgeschlossen. Je nach persönlicher Situation folgen weitere organisatorische Schritte:

• Umschreibung von Strom-, Wasser- und Versorgungsverträgen
• Anmeldung bei der Hausverwaltung
• Aktualisierung der Versicherungen
• Einrichtung oder Änderung eines spanischen Bankkontos
• steuerliche Registrierung und laufende Pflichten
• Meldung der Immobilie bei den zuständigen Behörden
• Prüfung von Vermietungs- oder Nutzungsgenehmigungen
• Ablage der notariellen, steuerlichen und registrierten Unterlagen

Bei internationalen Käufern sollte frühzeitig geklärt werden, wer diese Aufgaben vor Ort übernimmt, wenn der Eigentümer nicht dauerhaft auf Mallorca lebt.

Typische Fehler zwischen Kaufentscheidung und Umschreibung

In der Kaufabwicklung entstehen Probleme häufig nicht durch einen einzelnen großen Fehler, sondern durch fehlende Abstimmung. Typische Beispiele sind:

• Reservierungs- oder Anzahlungsverträge werden ohne Prüfung unterschrieben.
• Der Vertrag enthält keine klare Regelung zu Fristen und Rücktrittsfolgen.
• Namen, NIE-Nummern oder Eigentumsanteile sind falsch geschrieben.
• Die Finanzierung ist zum vereinbarten Notartermin noch nicht verfügbar.
• Bauliche Abweichungen zwischen Realität, Kataster und Grundbuch werden zu spät erkannt.
• Steuer- und Registerfristen werden nicht überwacht.
• Die Übergabe wird nicht schriftlich dokumentiert.
• Nach der Unterschrift wird nicht kontrolliert, ob die Eintragung tatsächlich abgeschlossen wurde.

Eine strukturierte Begleitung hilft, die einzelnen Aufgaben zu koordinieren und den Überblick über Dokumente, Zahlungen und Fristen zu behalten.

Käuferberatung für die Kaufabwicklung auf Mallorca

Wenn Sie sich für eine Immobilie entschieden haben, beginnt die Phase, in der viele wichtige Schritte parallel organisiert werden müssen. Perfect Mallorca unterstützt Käufer dabei, den Ablauf zu strukturieren, Unterlagen und Fristen im Blick zu behalten und die Zusammenarbeit mit den beteiligten Fachleuten zu koordinieren.

Je nach Bedarf umfasst die Begleitung beispielsweise:

• Abstimmung der nächsten Schritte nach der Kaufentscheidung
• Vorbereitung der Preis- und Angebotsstrategie
• Koordination mit Verkäufer, Makler, Notar und gegebenenfalls weiteren Fachleuten
• Unterstützung bei der Zusammenstellung und Prüfung der benötigten Unterlagen
• Überwachung von Fristen und vereinbarten Zahlungen
• Vorbereitung und Organisation des Notartermins
• Abwicklung der üblichen Formalitäten über unsere Gestoría
• Organisation der Übergabe und Nachkontrolle der weiteren Formalitäten

Wir übernehmen die üblichen organisatorischen und verwaltungsbezogenen Schritte selbst. Nur wenn sich aus dem konkreten Einzelfall eine besondere rechtliche, technische oder steuerliche Fragestellung ergibt, kann die Einbindung eines spezialisierten externen Fachmanns sinnvoll sein. Eine solche Einbindung erfolgt nicht automatisch, sondern nur nach gemeinsamer Abstimmung.

Sie haben eine Immobilie gefunden und möchten wissen, welche Schritte jetzt folgen?

Wir besprechen gemeinsam, welche Unterstützung zu Ihrer Situation passt, und klären, welche Unterstützung für die weitere Kaufabwicklung sinnvoll ist – von der Prüfung der nächsten Frist bis zur Begleitung auf dem Weg zur Eigentumsumschreibung. Vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch. Wenn Sie den Wert einer Immobilie realistisch einschätzen und Ihre Kaufentscheidung auf eine fundierte Grundlage stellen möchten, unterstützt Sie unsere unabhängige Käuferberatung auf Mallorca

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Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle rechtliche, steuerliche oder technische Prüfung einer konkreten Immobilie. Wir nutzen moderne KI‑Tools als Unterstützung beim Schreiben. Alle Inhalte werden von Perfect Mallorca geprüft und mit unserer Erfahrung auf der Insel abgeglichen. Bitte beachten Sie, dass sich insbesondere Öffnungszeiten, Veranstaltungen und Angebote ändern können – prüfen Sie wichtige Details im Zweifel direkt beim jeweiligen Anbieter nach.